Conditions générales

Dernière mise à jour : 28 juillet 2026

Version française, seule version faisant foi. An English translation is available.

1. Éditeur

Nos services sont édités et commercialisés par Always Late Technologies BV, société de droit belge, siège social Fonteyneweg 2, 1800 Vilvoorde, Belgique, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 1039.721.620, TVA BE 1039.721.620 (« nous », « le Studio »). Contact : hello@alwayslatetechnologies.com.

2. Champ d'application

2.1. Les présentes conditions régissent toute commande passée auprès de nous, sauf convention signée contraire. Passer commande vaut acceptation des présentes.

2.2. Nos services sont vendus exclusivement à des professionnels : sociétés, indépendants et organismes publics agissant dans le cadre de leur activité. Ils ne sont pas proposés aux consommateurs ; le droit de rétractation du consommateur ne trouve donc pas à s'appliquer.

2.3. Les conditions générales d'achat du client ne s'appliquent pas, sauf acceptation écrite de notre part.

3. Ce que nous vendons

Quatre prestations, toutes immatérielles. Aucun bien physique n'est expédié.

loket · dépôt de fichiers sécurisé

Une application hébergée par laquelle vos propres clients déposent leurs documents via un lien personnalisé, plutôt que par pièces jointes. Louée au mois ou à l'année. Nous l'hébergeons, la maintenons et la maintenons en service pendant toute la durée de l'abonnement.

vink · questionnaire d'intake sécurisé

Un questionnaire hébergé qui vous renvoie des réponses structurées et complètes de vos clients, avant l'ouverture du dossier. Actuellement fourni avec loket au sein du bundle d'onboarding client, et non vendu séparément.

klok · l'audit

Une mission de conseil à périmètre fixe. Nous nous installons dans votre flux de travail, identifions ce qui vous ralentit réellement, et remettons un rapport écrit disant clairement si un logiciel est la réponse. Prestation ponctuelle, sans abonnement.

Travaux sur mesure

Conception et développement de logiciels spécifiques, cadrés et devisés par mission.

4. Prix et devise

4.1. Tous les prix sont exprimés en euros (EUR) et s'entendent hors TVA. La TVA belge de 21 % est ajoutée le cas échéant. Pour les clients établis dans un autre État membre de l'Union et disposant d'un numéro de TVA valide, la TVA est autoliquidée.

4.2. Pour les prestations sur devis, le devis écrit indique le prix complet avant tout démarrage et lie les deux parties dès son acceptation. Nous n'entamons aucun travail facturable sans devis accepté.

4.3. Les prix d'abonnement peuvent être révisés moyennant un préavis écrit de deux mois, avec effet à l'échéance suivante. Si vous n'acceptez pas le nouveau prix, vous pouvez résilier avant son entrée en vigueur.

5. Paiement

5.1. Les paiements sont traités par notre prestataire de services de paiement Mollie B.V. (Pays-Bas). Les moyens de paiement disponibles vous sont présentés au moment de la commande. Nous ne voyons ni ne conservons vos données de carte complètes.

5.2. Les abonnements sont payables d'avance pour chaque période, par carte ou domiciliation SEPA, et se renouvellent automatiquement jusqu'à résiliation.

5.3. Les missions (audits klok, travaux sur mesure) sont facturées selon le devis accepté et payables dans les 14 jours de la date de facture, sauf mention contraire au devis.

5.4. En cas de retard de paiement, et après un rappel resté sans réponse, des intérêts courent au taux légal applicable aux transactions commerciales en droit belge, ainsi que l'indemnité forfaitaire de recouvrement prévue par cette loi. L'accès à un service abonné peut être suspendu après information.

6. Livraison

6.1. Les applications sont mises à disposition dans les deux (2) jours ouvrables suivant la confirmation de la commande. L'accès est délivré par voie électronique, à l'adresse de courriel indiquée à la commande.

6.2. Les audits et travaux sur mesure sont planifiés après un entretien de cadrage et livrés aux dates prévues au devis accepté.

6.3. Aucun bien physique n'est livré : ni frais d'expédition, ni adresse de livraison, ni retour de marchandise.

7. Essai, durée et résiliation

7.1. loket est proposé avec un essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire et sans engagement. Rien n'est prélevé avant la fin de l'essai.

7.2. Les abonnements sont sans durée minimale. Vous pouvez résilier à tout moment, en écrivant à hello@alwayslatetechnologies.com ou depuis votre espace. La résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée ; le service reste accessible jusque-là.

7.3. À la résiliation, vous pouvez exporter vos données avant leur suppression, dans le délai prévu au contrat de sous-traitance.

8. Remboursements

8.1. Les sommes déjà payées pour la période en cours ne sont pas remboursées au prorata en cas de résiliation : l'essai de 14 jours existe précisément pour permettre d'évaluer le service avant tout paiement.

8.2. Si nous ne délivrons pas un service que vous avez payé, ou si un service est indisponible de façon prolongée de notre fait, nous remboursons la période concernée sur demande.

8.3. Si nous mettons fin à la relation, en dehors d'un manquement de votre part, nous remboursons la partie non utilisée de la période.

8.4. Les remboursements sont effectués via le moyen de paiement d'origine, dans les 14 jours de notre accord.

9. Vos obligations

Vous vous engagez à un usage licite de nos services ; à ne pas en contourner la sécurité ni à les perturber ; et à répondre de l'exactitude des informations fournies comme de la confidentialité de vos accès. Vous restez seul responsable des pièces et données que vous collectez auprès de vos propres clients, ainsi que de vos obligations à leur égard : secret professionnel, information des personnes concernées, base légale du traitement.

10. Disponibilité et support

10.1. Nous mettons en œuvre des efforts raisonnables pour assurer la disponibilité de nos applications, sans garantie d'un fonctionnement ininterrompu. Des interruptions peuvent survenir : maintenance, incidents, dépendances tierces. Aucun niveau de service chiffré n'est garanti, sauf convention signée le prévoyant.

10.2. Le support est assuré par courriel à hello@alwayslatetechnologies.com, les jours ouvrables.

11. Propriété intellectuelle

11.1. Nos services, leurs marques, leur code et leur identité visuelle restent notre propriété. L'abonnement confère un droit d'usage personnel, non exclusif et non transférable, limité à sa durée.

11.2. Les données et documents que vous et vos clients déposez restent les vôtres. Nous n'acquérons aucun droit sur ces contenus au-delà de ce qui est strictement nécessaire à la fourniture du service.

12. Données personnelles

Les traitements dont nous sommes responsables sont décrits dans notre politique de confidentialité. Lorsque nous traitons des données pour votre compte, à savoir les documents déposés par vos clients, nous agissons comme votre sous-traitant, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance conclu au titre de l'article 28 du RGPD, qui fait partie intégrante des présentes et vous est remis avant le démarrage du service.

13. Responsabilité

13.1. Les services sont fournis tels que décrits. Dans les limites permises par la loi, notre responsabilité est limitée aux dommages directs et prévisibles, et plafonnée au montant des sommes payées par vous au cours des 12 mois précédant le fait générateur.

13.2. Nous ne répondons pas des dommages indirects, notamment perte d'exploitation, perte de clientèle ou perte de données imputable à vous.

13.3. Vous nous garantissez contre tout recours de vos propres clients ou de tiers résultant d'un usage de nos services non conforme aux présentes ou à la réglementation applicable.

14. Modification des conditions

Nous pouvons modifier les présentes. Les changements substantiels sont notifiés aux clients actifs, qui peuvent résilier s'ils les refusent. La poursuite de l'usage après notification vaut acceptation.

15. Droit applicable et juridiction

Les présentes sont régies par le droit belge. Tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement de Bruxelles.